Kunskapsområde
Processförbättring
Processer finns i din verksamhet vare sig du vill eller inte. Det är i processerna som värdeskapandet sker. Man kan ignorera processerna eller göra dem bättre. Den som påstår att de inte har några processer menar nog snarare att de inte har några processbeskrivningar. Det kan vara helt onödigt för vissa organisationer.
Om man däremot har för avsikt att förbättra en process där det trycker som värst är det till mycket stor hjälp att kartlägga processen som den fungerar nu.
Redan vid kartläggningen, som med fördel genomförs som en workshop med "gula lappar" och ett stort ark gråpapper, kommer förbättringsidéer upp.
All processutveckling bygger på grundinställningen att varje process är perfekt utformad för de resultat den generar.
Vissa menar att kompetens är det som avgör vilket resultat som processen presterar. Det är givetvis sant, bland annat bland nyanställda som ännu inte lärt sig de standardiserade arbetsmetoderna. Men om alla följer de stardardiserade metoderna så kommer man få samma resultat. Om resultatet ändå inte är bra nog, måste man backa tillbaka och se var skon trycker och vilka processförbättringar som behöver göras.
I sämsta fall måste man gå tillbaka till ledarskap, kultur och attityder.
All processförbättring går igenom följande faser:
- Prioritering och problemdefinition
- Kartläggning av nuvarande situation (här kan det krävas en del data)
- Sök orsakerna till varför processen har problem
- Utveckla lösningar som angriper grundorsakerna - Inte symptomen
- Testa de nya lösningarna i en pilot
- Efter utvärdering och eventuella justeringar sätts det nya arbetssättet som standard.
SIPOC
SIPOC står för Supplier - Input - Process - Output - Customer
En SIPOC syftar till att få fram en gemensam förståelse av processen på övergripande nivå. Problemområden kan identifieras. Genomförs som en workshop på en whiteboard eller gråpapper. Alla inblandade funktioner i processen bör vara med.
Kartläggningsformatet framgår av bilden till vänster.
Flödesdiagram
Flödesdiagram egentligen samma information som en SIPOC fast mera visuellt. Bilden till vänster visar ett simbanediagram. Fördelen med ett sådant diagram är att det tydligt visar alla gränssnitt mellan roller/funktioner.
Med ett flödesdiagram finner du olika former av slöserier, så som onödiga aktiviteter, flaskhalsar som t ex väntan på beslut.
Värdeflödesanalys (Value Stream Mapping, VSM)
VSM är den kartläggningsmetod som är mest tidskrävande, men den ger ovärderlig information om processens tillgänglighet, lager- och mellanlager och ledtider.
I exemplet till vänster har processen en total ledtid på 14 dagar men endast 585 sekunder används på värdeskapande aktiviteter.
Copyright © All Rights Reserved
Tomas Helling
tomas.helling@helling.se
+46 70 - 333 65 82